Những điều cần lưu ý khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp

Thủ tục pháp lý thành lập doanh nghiệp hiện nay khá đơn giản và thời gian xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũng không dài. Do đó, việc làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thường được mọi người xem nhẹ và coi là nước thủ tục phải làm, mà không đặt vào trọng tâm. Tuy nhiên, trên thực tế, khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp sẽ gặp một số vấn đề pháp lý phát sinh cần lưu ý. Vì vậy, Luật An Hòa xin đưa ra một số lưu ý trong quá trình thực hiện thủ tục doanh nghiệp như sau :

• Xác định tên cho doanh nghiệp:

Luật Doanh nghiệp hiện hành bắt buộc tên doanh nghiệp không được trùng nhau, không được tương đồng dễ gây nhầm lẫn. Tên doanh nghiệp (cần đảm bảo các yếu tố: Ấn tượng, Bản sắc riêng, Không trùng, Không thuộc điều cấm của pháp luật). Do vậy, khi tiến hành thành lập doanh nghiệp bước đầu tiên phải tiến hành tra cứu tên doanh nghiệp của mình xem đã có đơn vị nào sử dụng hay chưa.

• Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp:

Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp được xác định gồm: 04 cấp
“Số nhà kèm tên đường + tên phường/xã/thị trấn + tên quận/huyện/thị xã/TP thuộc tỉnh + TP trung ương/tỉnh”
Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là địa điểm đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.
Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở trong tòa nhà/nhà chung cư, nên kiểm tra xem giấy tờ căn hộ đó có chức năng thương mại/làm văn phòng hay không trước khi tiến hành ký hợp đồng thuê.

• Xác định loại hình doanh nghiệp:

Việc lựa chọn loại hình doanh nghiệp đăng ký phải phù hợp với tình hình hoạt động và sẽ quyết định cách thức hoạt động của công ty sau này. Mỗi loại hình doanh nghiệp và cơ cấu quản lý có những thuận lợi và khó khăn khác nhau. Hiện nay, có 04 loại hình doanh nghiệp được đăng ký phổ biến là:
- Công ty TNHH một thành viên: Do 01 cá nhân hoặc 01 tổ chức làm chủ
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có từ 02 đến không quá 50 thành viên góp vốn, thành viên có thể là cá nhân hoặc tổ chức.
- Công ty cổ phần: Có từ 03 cổ đông trở lên và không hạn chế số lượng cổ đông.
- Doanh nghiệp tư nhân: Do 01 cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng chính tài sản cá nhân

• Xác định rõ ngành nghề kinh doanh:

Luật quy định doanh nghiệp được phép kinh doanh những ngành nghề luật không cấm. Tuy nhiên, ở một số loại ngành nghề, doanh nghiệp phải xin thêm giấy phép kinh doanh, phải có chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định, các ngành nghề cấm kinh doanh hoặc phải đáp ứng thêm một số điều kiện đặc thù của ngành nghề do pháp luật quy định cũng như phải thực hiện đúng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh. Do đó, khi xác định rõ ngành nghề kinh doanh của công ty, các bạn nên tìm hiểu ngành nghề đó có yêu cầu gì đặc biệt không, để tránh trường hợp khúc mắc về hồ sơ sau này.

• Vốn điều lệ:

Vốn điều lệ cũng là 1 điển cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp. Trên thực tế, luật không quy định cụ thể doanh nghiệp phải đặt mức vốn điều lệ tối thiểu là bao nhiêu (trừ một vài ngành nghề nhất định yêu cầu vốn điều lệ). Do đó doanh nghiệp có quyền tự do lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ loại tài sản nào sẽ được dùng để góp vốn thành lập (tiền đồng, ngoại tệ, vàng, cổ phiếu, bất động sản, động sản….). Riêng đối với tài sản góp vốn không phải là tiền đồng, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được các thành viên, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá, để làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế của doanh nghiệp. Trong trường hợp cần thiết, các chủ sở hữu doanh nghiệp cần phải bàn bạc với nhau để thống nhất phương thức định giá và tổ chức định giá trước khi thành lập doanh nghiệp hay thậm chí là tự thỏa thuận định giá với nhau và có thể đưa vào trong hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp. Việc này nhằm tránh trường hợp sau khi doanh nghiệp được thành lập xong, nhưng các bên không thỏa thuận được với nhau về phương thức định giá hay tổ chức định giá hoặc là giá trị của tài sản góp vốn, gây đình trệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Cần có hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp:

Hợp đồng/thỏa thuận thành lập doanh nghiệp là hết sức quan trọng và cần thiết đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu. Hiện nay, đối với loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư trong nước và nhà đầu tư nước ngoài thì trong hồ sơ đăng ký kinh doanh phải có hợp đồng liên doanh. Tuy vậy, ngay cả những trường hợp hồ sơ đăng ký kinh doanh không có yêu cầu thì các nhà đầu tư cũng nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập doanh nghiệp để có thể xác định rõ quyền và nghĩa vụ, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.

• Một số lưu ý khác:

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần phải thực hiện một số công việc sau:
- Mở tài khoản ngân hàng;
- Khắc bảng hiệu và treo bảng tại trụ sở công ty;
- Lập sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
- Nộp lệ phí môn bài: Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 25/2/2021 sẽ được miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên hoạt động.
Trên đây là những điều cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp một cách thuận lợi và dễ dàng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề này, Luật An Hòa sẵn lòng hỗ trợ và tư vấn cho bạn.